گزارشات CRM، ابزاری برای توسعه بیشتر کسب‌وکارها

یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزار CRM، ارائه گزارشات جامع از وضعیت کلی کسب‌وکارهای مختلف است. گزارشات CRM فعالیت تمامی بخش‌های یک کسب‌وکار از جمله واحدهای فروش و بازاریابی را پوشش می‌دهند. بنابراین مدیران می‌توانند به درک منطقی و درستی از وضعیت کسب‌وکارشان در بازه‌های زمانی مختلف برسند.

بررسی نتایج جذاب و مفید گزارش‌‌های CRM این فرصت را برای مدیران کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا بتوانند بهترین استراتژی‌ها را برای پیشرفت و توسعه کسب‌وکارشان تدوین کنند. تشخیص سریع مشکلات، عملکرد پربازده و خلاقانه، صرفه‌جویی در زمان و هزینه تنها چند مورد از مزایایی‌هایی هستند که گزارشات نرم افزار CRM در اختیار شما می‌گذارند.

در ادامه این مقاله، شما را با انواع گزارشات CRM و کاربرد هر یک از آن‌ها در توسعه کسب‌وکارها مخصوصا در واحد فروش و بازاریابی آشنا می‌کنیم.

اهمیت گزارشات CRM در پیشرفت کسب‌وکارها

برای اینکه به درک درستی از ارزش گزارشات CRM برسید، در ابتدا وضعیت یک کسب‌وکار را که از نرم‌افزارهای مدیریتی استفاده نمی‌کند، در نظر بگیرید. در این مجموعه تمامی اطلاعات و داده‌هایی که بین پرسنل ردوبدل می‌شوند، در جاهای مختلف و به صورت پراکنده هستند. همچنین جمع‌آوری اطلاعات بسیار مشکل خواهد بود و در نتیجه تحلیل وضعیت کسب‌وکار در زمینه‌های مختلف مخصوصا وضعیت فروش و وضعیت مشتریان اصلا آسان نخواهد بود. حتی اگر داده‌های مختلف به‌صورت یکجا جمع‌آوری شوند، گزارشات مفیدی توسط پرسنل استخراج نخواهد شد و آینده کسب‌وکار در فروش و بازاریابی دچار مخاطره می‌شود.

در مقابل یک کسب‌وکار حرفه‌ای را تصور کنید که از امکانات یک نرم افزار CRM مناسب برای مدیریت مشتریان و پروژه‌های مختلف بهره می‌گیرد. در این مجموعه، تمامی داده‌ها و اطلاعات به‌صورت خودکار و یکپارچه ذخیره شده و دسته‌بندی می‌شود. بعلاوه نرم افزار CRM هم به‌صورت هوشمندانه این داده‌ها را تحلیل و ارزیابی می‌کند و گزارشات مفیدی را به کاربران ارائه می‌دهد.

با تحلیل گزارشات CRM، مدیران این مجموعه تکنیک‌های موثر و درستی را در راستای اهداف بازاریابی و فروش انتخاب کرده و در اختیار پرسنل می‌گذارند. علاوه بر این، بخش زیادی از کارهای روزمره پرسنل هم به‌صورت خودکار توسط نرم افزار CRM انجام می‌شود. به این ترتیب آن‌ها می‌توانند روی کارهای با ارزش‌تر در راستای جذب مشتریان جدید وقت بگذارند.

معرفی انواع گزارشات CRM

هر چقدر که نیاز کسب‌وکارها به پیشرفت و توسعه، به‌خصوص در زمینه فروش و بازاریابی افزایش می‌یابد، امکانات نرم‌افزار CRM هم در بخش‌های مختلف بیشتر می‌شود. گزارش عملکرد واحد فروش، تاثیر فعالیت هر یک از پرسنل در رشد فروش و گزارش وضعیت مشتریان، همه شما را در مسیر رشد و موفقیت کاری قرار خواهد داد. در ادامه انواع گزارشات CRM را که در زمینه‌های مختلف به کمک کسب‌وکارها آمده‌اند، نام می‌بریم.

1. گزارشات CRM در زمینه نحوه پیشرفت و توسعه کلی کسب‌وکار

با مشاهده این گزارشات که در اصطلاح گزارشات کاریز فروش هم نامیده می‌شوند، می‌توانید روند پیشرفت کسب‌وکارتان را در فروش محصولات و خدمات مختلف به‌صورت بصری مشاهده و این روند را در مراحل مختلف، از قبل تا بعد فروش بررسی کنید. به‌طور کلی، هدف از گزارشات کاریز این است که مدیران کسب‌وکارها متوجه شوند که آیا اهداف تجاری آنها در معاملات و ارتباط با مشتریان دنبال می‌شود یا نه. در صورتی‌که این اهداف دنبال می‌شود، کدام یک از استراتژی‌های به‌کار رفته، بیشترین تاثیر را در این مورد داشته‌ است. گزارشات کاریز به‌صورت عمومی به 3 بخش زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:

مقاله پیشنهادی:

آشنایی با کاریز فروش و 5 مرحله ایجاد آن

• گزارشات قیف فروش

تحلیل و آنالیز این دسته از گزارشات CRM، شما را با وضعیت کلی سرنخ‌های معامله و فروش آشنا کرده و در مسیر درست رسیدن به اهداف فروش شرکت قرار می‌دهد.

• گزارشات توسعه

گزارشات CRM مربوط به توسعه کاریز، فرصت‌های جذاب پیش روی کسب‌وکار شما را مشخص می‌کنند تا سرنخ‌های جدیدی را برای فروش محصولات و خدمات خود پیدا کنید.

• گزارشات مرحله‌ای

در این بخش می‌توانید، به دید کلی از وضعیت معاملات تجاری کسب‌وکار خودتان دست پیدا کنید. تعداد معاملات فعال، تعداد پیگیری‌های لازم و تعداد معاملات نهایی‌شده در بازه‌های زمانی مختلف در گزارشات مرحله‌ای CRM دسته‌بندی شده‌اند.

2. گزارشات CRM مربوط به بخش فروش

می‌توان گفت که این دسته از گزارشات نرم‌افزار CRM، مفیدترین و پربازده‌ترین گزارش‌ها را در اختیار مدیران و پرسنل مجموعه‌های مختلف قرار می‌دهد. درواقع این گزارش‌ها به صورت کاملا واضح مشخص می‌کنند که واحد فروش تا چه میزان در فروش محصولات و ارائه خدمات موفق عمل کرده است. گزارشات فروش CRM معمولا به دو دسته‌ کلی، طبقه‌بندی می‌شوند.

• گزارش‌های CRM مربوط به فعالیت واحد فروش

گزارش ارزیابی فعالیت پرسنل واحد فروش، موضوعی است که هر مدیری در هر کسب‌وکار می‌خواهد آن را به خوبی بررسی کند. علاوه بر ارزیابی فعالیت پرسنل فروش، تمامی فعالیت‌های ضروری کارمندان واحد فروش از جلسه‌ها تا تماس‌ها و ایمیل‌های مهم در گزارشات CRM این دسته قرار دارند.

• گزارش‌های CRM مربوط به پیش‌بینی میزان فروش

اگر بدانید که فروش بیشتر با CRM به چه میزان می‌تواند کسب‌وکار شما را توسعه دهد، قطعا گزارشات پیش‌بینی فروش CRM را از دست نخواهید داد. تمامی کسب‌وکارها برای میزان درآمد و فروششان در بازه‌های زمانی مختلف، اهداف تجاری مشخصی تعیین کرده‌اند. گزارشات نرم‌افزار CRM در زمینه پیش‌بینی فروش، نحوه عملکرد واحد فروش را ارزیابی کرده و پیش‌بینی می‌کند که با روند فعلی، آیا کسب‌وکار می‌تواند به اهداف تعیین‌شده برسد یا خیر.

مقاله پیشنهادی:

نحوه طراحی فرایند فروش و مراحل مختلف آن

3. گزارشات CRM مربوط به ارزیابی و تحلیل سرنخ‌ها

گزارشات این بخش، یک دید کلی از وضعیت سرنخ‌های قبلی و جدید کسب‌وکارتان را به شما ارائه می‌دهد. اگر بدانید که چه عواملی در جذب سرنخ‌ها و تبدیل آنها به مشتریان واقعی موثر بوده‌اند، به‌راحتی می‌توانید استراتژی‌های موثرتر را برای جذب سرنخ‌های جدید، انتخاب کنید.

با بررسی گزارشات CRM در این بخش، اطلاعات جامعی از وضعیت سرنخ‌هایتان مشاهده خواهید کرد و استراتژی‌های بازاریابی بی‌حاصل را کنار خواهید داشت.

4. گزارشات CRM مربوط به ارتباط با سرنخ‌ها و مشتریان

یکی از مزایای نرم‌افزار CRM، توسعه و مدیریت ارتباط با مشتریان است که منجر به بیشتر شناخته‌شدن برند کسب‌وکارها در بین جامعه هدفشان خواهد شد. این نوع گزارشات CRM، جلسات، تماس‌ها، ایمیل‌ها و دیگر روش‌های ارتباطی با مشتریان یا سازمان‌های طرف قرارداد را به پرسنل یادآوری می‌کند. این کار باعث به‌کارگیری روش‌های بهتر برای ارتباط با مشتریانتان خواهد شد. حفظ ارتباط مناسب، یکی از راه‌های اصلی برای جلب رضایت مشتریان است.

5. گزارشات CRM مربوط به درآمد و سودآوری

اگر می‌خواهید بدانید که برای افزایش فروش به مشتریان قدیمی یا فروش به سرنخ‌های جدید، باید برای کدام‌یک از آنها وقت بیشتری بگذارید، باید گزارشات درآمد و سودآوری CRM را مطالعه کنید.

6. گزارشات CRM مربوط به شکست در معاملات قبلی

فقط شناسایی بهترین استراتژی‌ها یا بهترین تکنیک‌های بازاریابی و فروش نیست که کسب‌وکارها را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد، شناسایی نقاط ضعف و برطرف کردن آن‌ها هم می‌تواند کمک بزرگی برای شما در این مسیر باشد.

کاملا طبیعی است که هر کسب‌‌وکاری به دلایل مختلف، نتواند به برخی از اهداف تجاری تعیین‌شده برسد و فرصت جذب مشتریان جدید را به رقبا بدهد. گزارشات CRM در این دسته، دلایل شکست‌ها و لیست فرصت‌های فروش از دست‌رفته را نشان می‌دهد. با تکیه بر این گزارشات، مدیران می‌توانند با پوشش نقاط ضعف خودشان در این زمینه‌ها، تعداد فرصت‌های فروش از دست‌رفته را به حداقل برسانند.

با توسعه انواع نرم‌افزار CRM، بر تعداد گزارشات جامع آن هم در بخش‌های مختلف افزوده می‌شود. خرید بهترین نرم افزار CRM یک فرصت طلایی برای شماست تا بهترین گزارش‌ها را از تحلیل و ارزیابی کسب‌وکارتان بررسی کنید.  

4 تا از گزارش‌های CRM که کسب‌وکار شما را زیر و رو می‌کند

درباره انواع گزارش‌های CRM در بخش قبلی بحث کردیم. در میان این گزارش‌ها بهتر است با گزارشات جامع CRM که موارد زیادی را پوشش می‌دهند، آشنا شوید و بیشترین وقت ارزیابی کسب‌وکارتان را به تحلیل آن‌ها اختصاص دهید. در ادامه به معرفی 4 گزارش جامع CRM می‌پردازیم که بررسی آن‌ها می‌تواند افزایش راندمان فروش را تضمین کند.

1) گزارش کار CRM

اطلاعات موجود در صفحه گزارش کار نرم افزار CRM، به‌صورت کلی وضعیت پروژه‌هایتان را در شرکت مشخص می‌کند. شما می‌توانید با انتخاب بازه‌های زمانی مختلف و همین‌طور نام پرسنل فعال در شرکت، به اطلاعاتی از قبیل کارهای در لیست انتظار و کارهای انجام‌یافته دسترسی پیدا کنید. گزارشات CRM در این بخش وظایف و پروژه‌های محول‌شده به هر یک از پرسنل را مشخص کرده و فعالیت‌های مختلف مجموعه را سازمان‌دهی می‌کند.

2) گزارش مالی CRM

گزارشی که در آن با انتخاب پروژه و یا مشتری مدنظر، گزارش کاملی از میزان درآمد از پروژه، سود حاصل در بازه‌های زمانی مختلف و ضرر مالی شرکت به شما می‌دهد، حتما برایتان جذاب خواهد بود. می‌توانید میزان درآمد را در نمودارهای میله‌ای به صورت واضح ببینید و عملکرد فروش خودتان را ارزیابی کنید. امکان مشاهده فاکتور فروش و مشخص‌کردن وضعیت موارد بدهکاری و بستانکاری شرکت از دیگر قابلیت‌های جذاب گزارشات CRM در بخش مالی است. با بررسی این گزارشات، می‌توانید استراتژی‌های بهتری را برای افزایش فروش با CRM به کار بگیرید.

3) گزارش درآمد و هزینه‌کرد

بهتر است برای ارزیابی بهتر وضعیت مالی کسب‌وکارتان، گزارشی از سود و درآمد از پروژه‌ها و مشتریان مختلف داشته باشید. در کنار آن، باید میزان سرمایه و هزینه‌ای را که برای عوامل مختلف مثل کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی کرده‌اید، بررسی و تاثیر آنها را بر روند رشد فروش ارزیابی کنید. گزارش‌های CRM در بخش درآمد و هزینه‌کرد، به شما کمک می‌کند تا درک خوبی از میزان سرمایه و هزینه خودتان داشته باشید.

4) گزارش بخش مشتریان CRM

یکی دیگر از مواردی که به مدیریت ارتباط با مشتریان و جلب رضایت هرچه بیشتر آنها کمک می‌کند، دسته‌بندی و ارزیابی مشتریان است. در گزارش‌های CRM این بخش، تعداد مشتریان کنونی، تعداد مشتریانی که قبلا خرید ثبت کرده‌اند، تعداد خریدها، علایق مشتریان، سابقه مکالمه و مکاتبه و هرگونه اطلاعات دیگر درباره مشتریان قابل پیگیری است.

بررسی گزارشات CRM، کسب‌وکار شما را در مسیر پیشرفت قرار می‌دهد

یکی از جذاب‌ترین قسمت‌های نرم افزار CRM، انواع گزارشات CRM است که دید منطقی‌تر و بهتری از وضعیت کسب‌وکارتان در زمینه‌های مختلف از جمله واحدهای فروش و بازاریابی در اختیارتان قرار می‌دهد. اطلاعات مختلف در این گزارش‌ها، به کسب‌وکار شما در تعیین تکنیک‌های بهتر در بازاریابی و فروش و همچنین ارتباط موثر با مشتری، کمک می‌کند.

در این مقاله انواع گزارش‌های CRM به همراه 4 مورد از گزارش‌های جامع نرم‌افزار CRM را خدمتتان معرفی کردیم. هنگام تهیه نرم‌افزار CRM، دقت کنید که نرم‌افزار منتخب شما تمامی این گزارشات را در اختیارتان قرار دهد تا از این طریق، هم به مدیریت مشتریان و هم به مدیریت فرایندهای درون‌سازمانی در مجموعه‌تان بپردازید.

سوالات متداول

گزارش CRM چیست؟

گزاراشات از اصلی‌ترین ویژگی‌های CRM است که معیارهایی از عملکرد اعضای تیم، در اختیار مشاغل قرار می‌دهد.

گزارش های CRM چه کاربردی دارد؟

با استفاده از گزارش های CRM می‌توانید یک دید کلی از وضعیت بدست آورید و برای تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تر و بهبود کمپین‌های فروش و بازاریابی خود استفاده کنید.

مهم‌ترین گزارش های CRM کدام‌اند؟

گزارش پیش بینی فروش CRM، گزارش فعالیت فروش، گزارش‌های معاملات هدف، گزارش درآمد CRM، گزارش تجزیه و تحلیل منبع سرنخ‌ها و گزارش مرحله توزیع از مهم‌ترین گزارش های CRM هستند.